Aplicando Técnicas de Visualización y Ludificación en Gestión de Proyectos

Resumen

El éxito de un proyecto depende en gran medida de dos aspectos: comunicación y colaboración; siendo la comunicación indispensable para que la colaboración sea posible, por eso es crítica y es la causa principal de fracaso en proyectos.

La visualización es el conjunto de técnicas para la creación de imágenes, diagramas o animaciones para comunicar un mensaje y explicar de manera comprensible las relaciones de significado, causa y/o dependencia que se puede encontrar en abundante información textual. La ludificación es el uso del pensamiento y mecánica de los juegos en contextos ajenos a los juegos, como los contextos de trabajo, con el propósito, no sólo de motivar a los involucrados en la solución de problemas, sino a que su capacidad creativa se intensifique.

Así, las técnicas de visualización y ludificación representan alternativas de solución a los problemas de comunicación y colaboración en los proyectos por lo que conocer sus principios, principales técnicas y pasos clave para su adecuada implementación resulta útil en la gestión de proyectos.

Introducción

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI, 2013) que aunque puede involucrar a una única persona, la complejidad de los desafíos de hoy en día hacen que generalmente se requiere de un equipo, además, siempre hay stakeholders que gestionar, es por esto que el éxito de un proyecto depende en gran medida de la comunicación que haya dentro del equipo y con los stakeholders, y el nivel de colaboración que se logre entre todos ellos.

Todos tenemos dos mentes, una mente que piensa y otra mente que siente, y estas dos formas fundamentales de conocimiento interactúan para construir nuestra vida mental. Una de ellas es la mente racional, la modalidad de comprensión de la que solemos ser conscientes, más despierta, más pensativa, más capaz de ponderar y de reflexionar. El otro tipo de conocimiento, más impulsivo y más poderoso, aunque a veces ilógico, es la mente emocional. Habitualmente existe un equilibrio entre la mente emocional y la mente racional, un equilibrio en el que la emoción alimenta y da forma a las operaciones de la mente racional, y la mente racional ajusta y a veces censura las entradas procedentes de las emociones (Goleman, 1995). Un contenido presentado en un mapa visual o diagrama tiene el poder de mejorar la respuesta cognitiva, en comparación con la representación textual del mismo, porque las personas muestran emociones más positivas hacia él y esto tiene un impacto positivo en la respuesta cognitiva. Así, las representaciones visuales se usan en negocios para apalancar la respuesta emocional de las personas e incrementar sus habilidades cognitivas para entender el contenido que se quiere presentar (Bresciani, Tan, & Eppler, 2011); es decir, hace posible que la comunicación sea más efectiva ya que el mensaje tiene mayor probabilidad de ser comprendido.

La utilización de grupos de trabajo en entornos organizativos ha crecido enormemente, después de que las organizaciones descubrieron que integrar distintas perspectivas, habilidades y conocimientos fomenta la innovación y mejora la toma de decisiones, este incremento también ha provocado un gran interés en determinar qué los convierte en grupos efectivos, destacando así los procesos de interacción cooperativos que favorecen el intercambio de información, la integración de ideas y conocimientos, y la colaboración entre tipos de habilidad distintos; ya que un trabajo en equipo eficaz requiere en primer lugar lograr establecer una pauta de cooperación y colaboración entre los miembros del grupo. (Goleman & Cherniss, 2001).

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo (PMI, 2013), en este contexto, la comunicación se presenta como una competencia principal que, cuando se aplica con acierto, logra vincular a todos los integrantes de un equipo de proyecto con un conjunto común de estrategias, objetivos y actividades (PMI, 2013), por ello, la aplicación de técnicas de visualización para lograr una comunicación más efectiva y las técnicas de ludificación para incentivar la cooperación y colaboración entre los integrantes del equipo  incrementa las probabilidades de éxito de un proyecto.

¿Por qué fracasan los proyectos?

No todos los proyectos tienen éxito. En promedio, dos de cada cinco proyectos no cumplen con sus objetivos y propósitos comerciales iniciales y en la mitad de estos proyectos sin éxito el fracaso se vincula a la ineficacia de las comunicaciones (PMI, 2013). La gestión de las comunicaciones del proyecto según el PMBOK® incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados (PMI, 2013), sin embargo, muchas veces el resultado es abundante información como planes, reportes, informes y actas adecuadas para documentar pero no para comunicar.

Por otro lado, a pesar de que las investigaciones coinciden en que los seres humanos son profundamente sociales, que colaboran en equipos orientados a resultados; el ritmo rápido de hoy en día, donde los plazos se restringen y la presión aumenta, se necesita entrenamiento y práctica para llegar a ser un equipo de alto rendimiento y esto no se alcanza muy a menudo (Sibbet, 2011), por lo que por lo general se tiene equipos subutilizados.

La Visualización

La visualización es el conjunto de técnicas para la creación de imágenes, diagramas o animaciones para comunicar un mensaje y explicar de manera comprensible las relaciones de significado, causa y/o dependencia que se puede encontrar en abundante información textual.

El mundo está pasando por una revolución visual, con nuevas maneras de enseñar y aprender. En la administración, la neurociencia está descubriendo que nuestra capacidad de procesamiento visual es mucho mayor que la verbal (Malachias, 2013).

Los gerentes a menudo no pueden confiar solo en su propia experiencia, ellos necesitan el aporte de una amplia gama de especialistas y, por lo tanto, muchas veces se esfuerzan por integrar el conocimiento de diferentes fuentes y utilizarlo para la generación de ideas, toma de decisiones o planificación. Así, la gestión es un área en donde la información compleja debe ser utilizada para una variedad de tareas que a menudo se llevan a cabo bajo extrema presión de tiempo, la visualización aparece como una estrategia para hacer frente a los riesgos de la sobrecarga de información (Eppler & Bresciani, 2013).

Si bien es probable que lo que más se utiliza bajo el formato de visualización son los gráficos numéricos o cuantitativos, hay un creciente uso de visualizaciones cualitativas, como por ejemplo los mapas conceptuales, metáforas o bocetos. El poder de la visualización radica en que no sólo mejora la comunicación sino puede ser utilizado como catalizador de la colaboración, en lugar de sólo un formato de presentación accesible (Eppler & Bresciani, 2013). Por ello, es importante escoger el mejor formato de visualización de acuerdo a las necesidades del trabajo que se va a realizar, ya sea para evaluación, planeamiento, toma de decisiones, etc. pudiendo considerarse diferentes factores que pueden clasificarse en siete dimensiones, cada una con escala del 1 al 5 que se detalla en la Tabla 1 (Bresciani, Blackwell, & Eppler, 2008).

Impacto Visual: Define qué tan atractiva es la visualización. Un bajo nivel de impacto visual puede ser decepcionante o producir aburrimiento pero una de muy alto nivel puede llegar a distraer.

Claridad: Define si la visualización es comprendida fácilmente o si requiere un alto nivel de esfuerzo cognitivo.

Percepción de Acabado: Define si la visualización invita a que haya contribuciones o parece un producto terminado y pulido.

Enfoque Dirigido: Define si la visualización dirige la atención a los aspectos más importantes de la discusión o si no hay énfasis en ninguna.

Visión Facilitada: Define si se genera una nueva forma de percepción producto de la visualización o no.

Modificabilidad: Define si las distintas piezas de la visualización pueden ser modificadas luego de un debate. La modificabilidad afecta la "Interacción Grupal" y la "Percepción de Acabado", ya que un entorno altamente modificable promueve un alto nivel de contribución porque los cambios pueden ser hechos fácilmente y así las personas toman más riesgos y contribuyen más.

Interacción Grupal: Define si la visualización facilita o estructura la interacción de un grupo de personas.

Tabla 1. Escala de las Dimensiones de Visualización adaptado de (Bresciani, Blackwell, & Eppler, 2008).

Mientras que los bocetos invitan a hacer revisiones y movimientos cooperativos iterativos, los diagramas pulidos son más propensos a crear un efecto de espectador, por lo que las personas pueden sentirse reacias a modificar un gráfico o diagrama que luce perfecto. Así, los bocetos pueden ofrecer un mejor lenguaje visual para los gerentes en la fase de generación de ideas que un software para el desarrollo de diagramas conceptuales (Eppler & Bresciani, 2013). Por otro lado, hay varios argumentos clave para trabajar visualmente en un equipo y se pueden agrupar en cuatro (Sibbet, 2011):

Enfoque: Un equipo eficaz converge en un propósito común y comparte suposiciones comunes acerca de lo que está haciendo. El trabajo visual centra a un grupo porque todo el mundo está mirando a una misma "pantalla", no a las muchas diferentes versiones dentro de su propia imaginación.

Asociación: El trabajar con gráficos, notas adhesivas, y mapas mentales es mucho más eficaz en el apoyo a la construcción de relaciones, la confianza y la participación.

Fragmentación: La visualización es un apoyo directo al hallazgo de patrones y permite que se evidencie cómo las partes del trabajo se agregan como una actividad de grupo.

Seguimiento: Permite la conexión de las actividades de cada persona con el tiempo que es esencial para la producción de cualquier cosa. 

La Ludificación

La ludificación es el uso del pensamiento y mecánica de los juegos en contextos ajenos a los juegos, como los contextos de trabajo, con el propósito, no sólo de motivar a los involucrados en la solución de problemas, sino a que su capacidad creativa se intensifique. La mecánica de un juego es el conjunto de elementos que lo componen como los puntos, insignias, niveles, tablas de clasificación y recompensas (Zichermann & Linder, 2013). Estos elementos se clasifican en cinco y caracterizan a todo juego (Gray, Brown, & Macanufo, 2010):

Espacio: Entrar a un juego es entrar a otro tipo de espacio donde las reglas de la vida ordinaria se detienen temporalmente y son reemplazadas por las reglas del juego.

Límites: El juego tiene límites de tiempo y espacio.

Reglas de interacción: Dentro del juego, los jugadores se comprometen a respetar las reglas que definen la forma en que funciona el mundo del juego.

Artefactos: La mayoría de los juegos emplea artefactos físicos, objetos que contienen información sobre el juego, ya sea intrínsecamente o a razón de su posición.

Objetivo: Los jugadores deben tener una manera de saber cuando el juego ha terminado, un estado final que todos están tratando de lograr, que es comprendido y aceptado por todos los jugadores

Cada juego es un mundo que evoluciona a través de cinco etapas: Imaginación, Creación, Apertura, Exploración y Cierre. Las dos primeras etapas corresponden al diseño del juego y las otras tres al juego mismo (Gray, Brown, & Macanufo, 2010):

Imaginar el mundo: Antes de comenzar un juego se tiene que imaginar un mundo posible; un espacio temporal, en el que los jugadores pueden explorar un conjunto de ideas o posibilidades.

Crear el mundo: Un juego está formado por límites, reglas y artefactos. Los límites del juego son espaciales y temporales, su principio y fin; las reglas son las leyes que gobiernan el mundo; y los artefactos son las cosas que pueblan el mundo.

Abrir el mundo: Sólo se puede entrar en un juego por acuerdo entre los jugadores. Acordar significa que deben entender los límites, reglas, artefactos del juego, lo que representan, cómo funcionan, y así sucesivamente.

Explorar el mundo: El objetivo es la fuerza que impulsa la exploración, proporciona la tensión necesaria entre la condición inicial del mundo y el estado deseado. Los objetivos se pueden definir de antemano o por los jugadores dentro del contexto del juego. Una vez que los jugadores han entrado en el mundo tratan de hacer realidad el objetivo dentro de las limitaciones del sistema del juego. Ellos interactúan con los artefactos, evalúan ideas, prueban diversas estrategias, y se adaptan a las condiciones cambiantes a medida que el juego progresa, en su afán de lograr sus objetivos.

Cerrar el mundo: Un juego termina cuando el objetivo del juego se ha alcanzado. Aunque el logro de un objetivo da a los jugadores una sensación de satisfacción y logro, el objetivo del juego también es el juego en sí mismo por la exploración de un espacio imaginario que ocurre durante el juego y las ideas que surgen en esa exploración.

El entorno de los negocios, al igual que muchas otras actividades humanas, está construido en torno a objetivos. Los objetivos son los que hacen que nos movamos desde donde estamos hacia donde queremos estar. Un objetivo establece tensión entre un estado actual o condición inicial y un estado futuro que es el objetivo; entre ambos hay algo que podemos denominar un espacio de desafío; el terreno que tenemos que recorrer para llegar al objetivo (Gray, Brown, & Macanufo, 2010), que también corresponde con la definición de proyecto.

Herramientas y Técnicas de Visualización y Ludificación

El mundo de la gestión clásica exige mucha información. En la práctica, esa información no existe de manera organizada o formal cuando se empieza un proyecto. La clave está en buscar un modelo en el que la información sea trabajada en conjunto, que sea extraída de los stakeholders en tiempo real porque si se espera por toda la información necesaria, no se podría llegar a empezar. Por ello, es necesario un trabajo conjunto para hacer participar a las partes interesadas, para que colaboren y en tiempo real las personas formen un modelo mental del proyecto y la información sea extraída de manera colaborativa (Malachias, 2013). Sin embargo, estas reuniones pueden percibirse como un mal necesario para muchas personas, ya que frecuentemente tienen mala reputación, por ello llevar una reunión que no sólo que sea efectiva sino que de ellas se obtengan resultados extraordinarios requiere que se haga uso de las herramientas correctas (Sibbet, 2010).

Los Lienzos y la Lluvia de Ideas 3-12-3

Los lienzos de proyecto son herramientas de visualización que permiten la comprensión completa del proyecto ya que en una sola vista se tiene el objetivo, alcance, resultados, entre otros elementos del proyecto; además, si durante su construcción se emplea alguna técnicas de ludificación se intensifica la generación de ideas, como es el caso de la Lluvia de Ideas 3-12-3.

Uno de los lienzos de proyecto se denomina Project Canvas que es una herramienta que mejora la comunicación en el equipo y proporciona una visión general simplificada del proyecto en una sola hoja. La visión general es importante para que el equipo trabaje en una dirección común y puedan así estar comprometidos y motivados. Los elementos del lienzo son doce y están divididos en cinco grupos que también representan los pasos para el proceso de facilitación (Stubben, Simon, Bonne, & Liengard, 2014). La Figura 1 corresponde al lienzo del Project Canvas.

Definir el Proyecto: Se indica el nombre del proyecto y el gerente de proyecto.

Fijación de Objetivos: Se define el propósito, el alcance y se acuerda cuáles serán los criterios de éxito que se medirán. Por último, en este paso, se define el resultado final del proyecto.

Identificar Personas: Se identifica a los miembros del equipo y cuáles son sus roles en el proyecto. Luego se identifica a los stakeholders y de ellos a los que serán los usuarios que se beneficiarán del resultado del proyecto.

Examinar el Entorno: Definir los recursos, ya sean financieros, físicos y humanos. Luego analizar las restricciones, para finalmente evaluar los riesgos.

Establecer el marco temporal: Definir los hitos del proyecto y luego determinar las actividades necesarias para alcanzar determinado hito.

Figura 1. El Project Canvas (Stubben, Simon, Bonne, & Liengard, 2014)

Otro lienzo es el Project Model Canvas que también es una herramienta que permite concebir, visualizar y resolver el proyecto en una sola hoja. Está conformado por trece bloques que se agrupan en cinco preguntas para atender la primera fase de la metodología de su construcción denominada "Concepción del Proyecto" (Finocchio Júnior, 2013). La Figura 2 corresponde al lienzo del Project Model Canvas.

¿Por qué hacer el proyecto? Justificación, objetivos y beneficios del proyecto.

¿Qué produce el proyecto? Producto/Resultado y sus requisitos.

¿Quiénes forman parte del proyecto?  Miembros del equipo y stakeholders del proyecto.

¿Cómo vamos a entregar el proyecto? Supuestos, entregables y restricciones del proyecto.

¿Cuándo el proyecto concluirá y cuánto costará? Riesgos, tiempo y costos del proyecto. 

La segunda fase de su construcción se denomina "Integración del Proyecto", y en esta fase se hace una revisión de lo planteado en la fase inicial a través de ocho preguntas (Finocchio Júnior, 2013).

¿Los puntos mencionados en la Justificación se atienden?

¿El Objetivo es suficiente y necesario?

¿Todos los requisitos tienen dueño y definen el producto?

¿Se está considerando en el proyecto sólo aquello que necesita estar?

¿Se obtuvo formuló supuestos válidos?

¿Las limitaciones que aplican están identificadas en forma de restricciones?

¿Los riesgos cubren lo que ya sabemos del proyecto y vislumbran al mismo tiempo lo que aún no sabemos?

¿El cronograma y el presupuesto están de acuerdo a los entregables?

Figura 2. Project Model Canvas (Finocchio Júnior, 2013).

La tercera fase de construcción se denomina "Resolver" y básicamente consta de tres actividades: se caracteriza el problema o problemas que impiden la concepción del plan, se hacen propuestas y finalmente se cambia el lienzo con la solución más adecuada. Por último, la fase denominada "Compartir" en la que lo recabado en el lienzo es precisado en un plan de proyecto formal, cronogramas, presentaciones y presupuestos (Finocchio Júnior, 2013).

Los lienzos se trabajan con notas adhesivas para que la visualización se perciba como incompleta, la modificabilidad sea fácil y rápida, y la interacción grupal sea muy amplia.

La construcción de lienzos se adapta muy bien con la Lluvia de Ideas 3-12-3 que es un formato de juego corto que comprime los elementos esenciales de una sesión de ideas. Los número 3-12-3 corresponden a los minutos empleados para cada actividad: 3 minutos para la generación de un conjunto de observaciones, 12 minutos para la combinación de esas observaciones en conceptos generales y 3 minutos nuevamente para presentar los conceptos al grupo  (Gray, Brown, & Macanufo, 2010).

El Mapa de Ideas y el Brainwriting

El mapa de ideas es una técnica visual basada en el pensamiento asociativo en vez del tradicional razonamiento lineal. El principio fundamental detrás del mapeo de ideas es que la mente piensa y trabaja asociativamente. El reto, sin embargo, es que las personas han sido entrenadas en el pensamiento lineal tradicional. Mediante la participación de ambos hemisferios del cerebro, este enfoque libera al cerebro para pensar, ver y entender más eficientemente, creando asociaciones de palabras, imágenes, y eventos basados en la experiencia. El resultado más importante es la claridad, ya que se tiene una sola imagen visual del tema en cuestión, pudiéndose hacer conexiones entre datos que no son evidentes en un documento de muchas páginas (Nast, 2006).

Para construir un Mapa de Ideas o un Mapa Mental a través de un trabajo colaborativo, se puede utilizar el Brainwriting que es un juego en el que se generan ideas, se comparten, y luego se construye en base a ellas; consta de siete pasos (Gray, Brown, & Macanufo, 2010):

En un lugar visible para los participantes, se escribe el tema sobre el que se generarán ideas y se hace un dibujo que lo represente.

Se distribuyen fichas a cada participante y se les solicita que silenciosamente generen ideas relativas al tema y los coloquen en la ficha.

Cuando el tiempo para completar sus ideas se ha terminado, se solicita a los participantes que pasen su ficha a la persona de la derecha.

Se solicita a los participantes que lean la tarjeta recibida y que agreguen una idea inspirada por lo que acaban de leer y pasen nuevamente la tarjeta hacia su derecha.

Se continúa con el proceso hasta que haya varias ideas en cada ficha.

Una vez concluido, se colectan las fichas y se colocan en la pared, alrededor del tema tratado.

Todos los participantes deben acercarse a la pared para revisar las ideas y poner estrellas en aquellas que sean más convincentes.

En el entorno de gestión de proyectos, ambas técnicas en conjunto resultan muy útiles para recopilar lecciones aprendidas, ya que por lo general en las reuniones los participantes más extrovertidos son los que dominan la discusión, y con estas técnicas, se puede tener los puntos de vista de todos, y profundizar en cada problema que se presentó para obtener las mejores lecciones.

Conclusiones

Se sabe que las comunicaciones efectivas conducen a proyectos más exitosos y esto permite a las organizaciones lograr un alto desempeño, concluyendo en promedio 80% de los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con los objetivos iniciales (PMI, 2013), por ello, la gestión de proyectos debe tomar en cuenta lo que la neurociencia está descubriendo acerca de nuestra capacidad de procesamiento visual que es mucho mayor que la verbal, lo que garantiza comunicaciones más efectivas, y si esto se logra ya se puede construir equipos donde haya cooperación y colaboración y las técnicas de ludificación pueden contribuir con este propósito ya que además de tener mayor probabilidad de obtener resultados extraordinarios, se gana el compromiso de todos los participantes.

Recomendaciones

Para las actividades lúdicas y visuales:

Usar notas autoadhesivas de 76mm x 76mm como máximo y de preferencia que sea de color amarillo o algún otro color claro.

Insistir en que se coloque una idea por nota autoadhesiva.

Usar marcadores gruesos, eso forzará a que los participantes sinteticen sus ideas, además, que de preferencia sea negro, ya que muchas veces es útil fotografiar el trabajo colaborativo desarrollado.

Hacer énfasis en las reglas del juego al inicio y asegurarse de que hayan sido comprendidas, y de todos modos ponerlas en un lugar visible durante todo el juego. 

Referencias

Bresciani, S., Blackwell, A., & Eppler, M. (Febrero de 2008). Choosing visualisations for collaborative work and meetings: a guide to usability dimensions. Recuperado el 27 de Agosto de 2013, de http://www.dar.cam.ac.uk/dcrr/dcrr007.pdf

Bresciani, S., Tan, M., & Eppler, M. (2011). Augmenting Communication with Visualization: Effects on Emotional and Cognitive Response. IADIS International Journal , 9 (2), 109-121.

Eppler, M., & Bresciani, S. (2013). Visualization in Management: From Communication to Collaboration. A Response to Zhang. Journal of Visual Languages and Computing , 24 (2), 146–149.

Finocchio Júnior, J. (2013). Project Model Canvas: Gerenciamento de Projetos Sem Burocracia. Rio de Janeiro: Elsevier Editora Ltda.

Goleman, D. (1995). La Inteligencia Emocional: Por qué es más importante que el cociente intelectual. Barcelona: Editorial Kairós.

Goleman, D., & Cherniss, C. (2001). Inteligencia emocional en el trabajo: Cómo seleccionar, medir y mejorar la inteligencia emocional en individuos, grupos y organizaciones. Barcelona: Editorial Kairós.

Gray, D., Brown, S., & Macanufo, J. (2010). Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers. California: O'Reilly Media.

Malachias, I. (2013). Project Model Canvas: Planejamento em uma folha. Mundo Project Management (49), 70-79.

Nast, J. (2006). From Idea to Action. Krannert Magazine , 14-16.

PMI. (Mayo de 2013). El Alto Costo de un Bajo Desempeño: El Papel Fundamental de las Comunicaciones. PMI's Pulse of the Profession , 2-9.

PMI. (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Pensilvania: Project Management Institute.

Sibbet, D. (2010). Visual Meetings: How Graphics, Sticky Notes and Idea Mapping Can Transform Group Productivity. 2010: John Wiley & Sons, Inc.

Sibbet, D. (2011). Visual Teams: Graphic Tools for Commitment, Innovation, and High Performance. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.

Stubben, S., Simon, T., Bonne, N., & Liengard, S. (2014). Project Canvas: The Tool for intrapreneurship projects. Denmark: Project Canvas.

Zichermann, G., & Linder, J. (2013). The Gamification Revolution. New York: McGraw-Hill.

© 2014, Diana Sofía Balboa Coronado. Esta publicación fue presentada como parte del Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI Tour Cono Sur 2014.